1.1.3 数据的输出与显示

在Excel中完成了数据的输入、计算和分析，将结果以合适的方式呈现出来也很重要，适当的格式能够清晰地表达数据要反映的意图。Excel本身提供了不少格式化的方法，如基本的自动套用格式、单元格常用的格式化命令等。除此之外，Excel还提供了自定义输出和显示格式、设置条件格式以突出重要数据等功能。

1. 自定义格式

利用自定义格式的方法，可以编制独特的数字目录、电话号码、产品编号等内容，使它们以非常规的数据形式显示出来。

（1）自定义格式的编码组成

自定义格式编码最多由4节组成，即正数格式码、负数格式码、0的格式码和文本的格式码，它们之间用半角分号隔开，分别定义了数据在正数、负数、零和文本时的显示方式。如图1-1-21所示，说明了应用图中自定义的4节的格式后，单元格中数据的显示方式。

在自定义格式时，并不一定要把4节都定义好，如果只定义两个节，则第一节用于表示正数和零，第二节用于表示负数。如果只定义一个节，则所有数字都会使用该格式。

自定义格式时，会用到多种代码，表1-1-5说明了在Excel中常用的格式代码及其含义。

（2）自定义格式的设置与应用

在选定单元格后，利用格式对话框设置自定义格式，则单元格中的数据将用自定义格式显示。

【例1-1-10】自定义格式。

请将fl1-1-10自定义格式.xlsx的表格最后一列“价格汇总”的数据格式化为“人民币#,##0.00元”的格式。

【例1-1-10解答】

① 选定H2:H29区域，在“开始”选项卡“单元格”组中的“格式”下拉列表中选择“设置单元格格式”命令，打开“设置单元格格式”对话框。

② 选择“数字”选项卡中的“自定义”选项，并在右边文本框中输入“人民币#,##0.00元”，如图1-1-22所示。

③ 单击“确定”按钮后，表格H列中的数据显示如图1-1-23所示。

在格式码中指定的字符被用来作为占位符或格式指示符。0作为一个占位符，它在没有任何数字被显示的位置上显示一个0。符号“_ )”在一个表示正数的节中代表空格，以保证这个正数中可以留下一个空格，空格的宽度与圆括号“）”的宽度一致。正数、负数和0靠单元格的右边线对齐。

2. 条件格式

利用条件格式，则可以轻松区分不同的数据，或公式的结果；在数据变化时，无需另外设定格式，就可以看到符合条件的数据的格式的自动变化。

Excel中的条件格式是指基于某种条件，更改单元格区域中数据的表现形式。如果条件成立，就基于该条件设置单元格的格式；条件不成立，就不设置单元格的格式。

【例1-1-11】条件格式。

fl1-1-11条件格式.xlsx表格中的内容已进行了部分格式化，现在需要根据以下要求设置条件格式：

（1）将一季度中大于10的单元格设置为黄色填充效果。

（2）将二季度中低于平均值的单元格图案颜色设置为红色，图案样式设置为25％灰色。

（3）将三季度中重复值单元格设置为蓝色填充效果。

（4）将合计列利用自动求和功能求得各个产品的年度销售合计，格式设置为蓝色数据条和三色交通灯图标集，并添加人民币符号、保留两位小数。

（5）将G列数据设置为F列数字的中文大写。

【例1-1-11解答】

① 选定B3:B13单元格区域，选择“开始”选项卡“样式”组中的“条件格式”→“/突出显示单元格规则”→“大于”命令，如图1-1-25所示。

② 在出现的“大于”对话框中，输入10，并在“设置为”下拉框中选择“自定义格式”选项，单击“确定”按钮，打开“设置单元格格式”对话框，在“填充”选项卡中选择黄色，如图1-1-26所示。

③ 选定C3:C13单元格区域后，选择“条件格式”→“项目选取规则”→“低于平均值”命令，打开如图1-1-27所示的“低于平均值”对话框，通过自定义格式设置单元格填充颜色。

④ 选定D3:D13单元格区域后，单击“条件格式”→“新建规则”命令，打开“新建格式规则”对话框，如图1-1-28所示，选择新规则类型为“仅对唯一值或重复值设置格式”，在编辑规则说明中选择“重复”选项，单击“格式”按钮设置蓝色背景格式。

⑤ 利用“自动求和”按钮，完成F3:F13单元格区域中求和结果输入，设置人民币符号并保留2位小数。

⑥ 保持F3:F13单元格区域处于选定状态，在“条件格式”下拉列表中分别选择“数据条”和“图标集”命令中的子命令，如图1-1-29所示，便可看到合计列数据中出现了与数据大小相关的数据条和图标指示。

⑦ 在G3单元格中输入公式“=F3*10000”并复制公式到G13单元格，按Enter键确认后，选定G3:G13单元格区域，设置单元格格式，选择“特殊”类型格式为“中文大写数字”，最后结果如图1-1-30所示。

说明：

（1）在“新建格式规则”对话框中选择“基于各自值设置所有单元格的格式”的规则类型，可以设置多个条件格式，格式样式包括双色或三色刻度、数据条或图标集。

（2）利用“条件格式”下拉列表中的“管理规则”命令，可以打开如图1-1-31所示的“条件格式规则管理器”对话框，可以更改和删除规则，或者单击“删除规则”按钮右边的箭头来移动条件，从而改变设置条件的优先级。