2.5 查找与替换数据

在日常办公中，可能需要从庞大的数据中查找相关的记录或者对数据进行修改，如果采用手工的方法查找或修改，效率会很低，此时可以使用“查找和替换”功能。

2.5.1 表格数据的查找

关键点：从庞大数据表中快速找到目标数据

操作要点：“开始”→“编辑”→“查找和选择”→“查找”；Ctrl+F快捷键

应用场景：当表格中数据众多时，肉眼查找某个数据会很费时费力，此时可以使用查找工具快速将需要的数据查找出来

①打开工作表，在“开始”选项卡的“编辑”组中单击“查找和选择”下拉按钮，在下拉菜单中选择“查找”命令（或直接按Ctrl+F快捷键），打开“查找和替换”对话框。在“查找内容”文本框中输入“崔娜”，单击“查找全部”按钮，如图2-109所示。

图2-109

②按Ctrl+A快捷键选中所有单元格找到的选项，如图2-110所示。

图2-110

③关闭“查找全部”对话框，可以看到工作表中所有找到的单元格都被选中，如图2-111所示。

图2-111

专家提醒

在“查找和替换”对话框中依次单击“查找下一个”按钮，可以直接在工作表中跳转到查找到的数据所在单元格。如果要一次性查看到所有找到的单元格，则按本例方法单击“查找”全部按钮。

练一练

查找完成全匹配的内容

要进行查找时，只要单元格中的数据包含有所设置的查找关键字，就会作为符合要求的对象被找到。在如图2-112所示中，只要求找到“经理”，其他“销售经理”“区域经理”“人事经理”则都不作为查找对象。

图2-112

2.5.2 表格数据的替换

关键点：1．查找到数据并进行替换

2．替换后的数据以特殊的格式显示

操作要点：“开始”→“编辑”→“查找和选择”→“替换”；Ctrl+H快捷键

应用场景：当复制使用往期表格或数据输入错误，需要对工作表中某些相同的数据进行修改时，可以直接使用替换功能实现快速查找并替换修改

1．查找并替换数据

例如，某食品厂车间生产产量预期表中，由于厂结构调整，现要将第三车间调整为综合车间，可以使用替换功能一次性替换。

①按Ctrl+H快捷键，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入“第三车间”，在“替换为”文本框中输入“综合车间”，如图2-113所示。

图2-113

②单击“全部替换”按钮，即可弹出提示对话框，提示已完成3处替换，如图2-114所示。

图2-114

③单击“确定”按钮替换后结果如图2-115所示。

图2-115

2．替换数据的同时设置特殊格式

在替换数据的同时，用户可以为替换的数据设置特殊的格式，从而让替换的结果更加便于查看核对。例如，下面的表格中要求将“第1车间”替换为“综合车间”，并以红色、加粗格式显示出来。

①按Ctrl+H快捷键，打开“查找和替换”对话框，并单击“选项”按钮展开对话框。在“查找内容”文本框中输入“第1车间”，在“替换为”文本框中输入“综合车间”，单击“替换为”设置框右侧的“格式”下拉按钮，在下拉菜单中选择“格式”命令，如图2-116所示。

图2-116

②打开“替换格式”对话框，单击“字体”选项卡，在“字形”列表框中选择“加粗”，接着单击“颜色”下拉按钮，在下拉列表中选择“红色”，如图2-117所示。

图2-117

③设置完成后单击“确定”按钮，返回“查找和替换”对话框，即可在“预览”区域中看到设置的格式，如图2-118所示。

图2-118

④单击“全部替换”按钮，即可在替换内容的同时为单元格数据设置红色、加粗格式，如图2-119所示。

图2-119

练一练

一次性替换整个工作簿中的错误

如图2-120所示图中，工作簿中有多张工作表，表格中所有“白炽灯”都误写成了“白织灯”，如何一次性替换错误内容？这时需要在“查找与替换”对话框中设置查找与替换的范围为“工作簿”（默认是当前工作表）。

图2-120

技高一筹

1．忽略非空单元格批量输入数据

如果某一块单元格区域中存在部分数据，而其他空白区域都想输入相同的数据，此时可以按如下技巧操作实现忽略非空单元格批量输入数据。例如，当前表格如图2-121所示，现在需要在空白的单元格中一次性输入“正常”文字。

图2-121

①选中B2:B15单元格区域，按F5功能键，打开“定位”对话框。

②单击“定位条件”按钮，打开“定位条件”对话框，选中“空值”单选按钮，如图2-122所示。

图2-122

③单击“确定”按钮，即可选中所有空单元格，如图2-123所示。然后输入“正常”文字，按Ctrl+Enter键即可一次性填充相同数据，如图2-124所示。

图2-123

图2-124

2．让空白单元格自动填充上面的数据

如图2-125所示的表格中，“所在地区”列中数据非常多，对于重复的地区只输入了第一个。现在要求让A列中的空白单元格自动填充与上面单元格中相同的数据，即达到如图2-126所示的效果。

图2-125

图2-126

①选中A列单元格（如果数据不是很多，可以只选择部分单元格区域）。

②选择“开始”→“编辑”→“查找和选择”命令，在弹出的下拉菜单中选择“定位条件”命令，打开“定位条件”对话框，选中“空值”单选按钮，如图2-127所示。

图2-127

③单击“确定”按钮，看到A列中所有空值单元格都被选中，如图2-128所示。

图2-128

④鼠标定位到编辑栏中，输入“=A2”，如图2-42所示。按Ctrl+Enter组合键即可完成数据的填充输入，达到如图2-129所示的效果。

图2-129

3．让时间按分钟数递增

表格中想每隔10分钟统计一次网站的点击数，因此想在“时间”列实现以10分钟递增的显示效果。但在输入首个时间进行填充时，默认的填充效果却以小时递增，如图2-130所示。要解决此问题可以按如下方法操作。

图2-130

①在B2单元格中输入起始时间“8:00:00”，在B3单元格输入间隔10分钟后的时间“8:10:00”，此操作的关键在于这两个填充源的设置。选中B2:B3单元格区域，当出现黑色“十”字型时，向下拖动，如图2-131所示。

图2-131

②拖动至填充结束时，释放鼠标，即可得到按分钟数递增结果，如图2-132所示。

图2-132

4．将公式计算结果转换为数值

公式计算得出结果后，为方便数据使用，有时需要将计算结果转换为数值，从而更加方便移动使用。如图2-133所示表格的C列中包含公式。

图2-133

①选中C2:C10单元格区域，按Ctrl+C快捷键复制，然后再按Ctrl+V快捷键粘贴。

②单击粘贴区域右下角的按钮，打开下拉菜单，单击命令按钮，如图2-134所示，即可只粘贴数值。

图2-134

5．让数据区域同增（同减）同一数值

利用选择性粘贴可以对选中的单元格区域的值批量同时加或减某一个数值，从而实现简易的批量运算。在如图2-135所示的表格中，要求将成绩进行一次性加10的操作，并要求忽略空单元格，即空单元格仍然保持为空。

图2-135

①在空白单元格中输入“10”并选中该单元格，按Ctrl+C快捷键复制。

②选中显示成绩的单元格区域，按F5键，打开“定位”对话框，单击“定位条件”按钮，打开“定位条件”对话框，选中“常量”单选按钮，如图2-136所示。

图2-136

③单击“确定”按钮即可选中所有常量（空值除外），如图2-137所示。

图2-137

④在“开始”选项卡中的“剪贴板”选项组中单击“粘贴”按钮，在其下拉菜单中选择“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，如图2-138所示。

图2-138

⑤在“运算”栏中选中“加”单选按钮，单击“确定”按钮，可以看到所有被选中的单元格同时进行了加10操作，如图2-139所示。

图2-139

读书笔记






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